Studie na pacientech či dobrovolnících vyžadují jejich informovaný souhlas a příslušné etické komise. O existenci těchto dokumentů by mělo být v rámci článku referováno a mělo by na ně být v textu studie odkázáno. Pakliže autoři chtějí, aby tato dokumentace byla součástí článku, musí na vyžádání časopisu Ortodoncie dodat následující: souhlas pacientů se zveřejněním fotografické dokumentace (nebo jejich zákonných zástupců) či souhlasy s otištěním materiálů obsaženým v jiných studiích a jiných periodicích. Tyto souhlasy musí být v souladu s principy obecného nařízení o ochraně osobních údajů GDPR (General Data Protection Regulation, EU, 2016/679) a v souladu s právními předpisy platnými v zemi autora článku. Výše zmíněné podepsané souhlasy nemusí být odesílány redakci časopisu Ortodoncie jako příloha článku, nicméně musí být k dispozici na vyžádání u autora článku. Pokud informované souhlasy pacientů nejsou k dispozici, musí veškerá dokumentace být z článku před jeho odesláním redakci časopisu Ortodoncie odstraněna.
Je odpovědností autora zajistit následující:
- Je povinností autora článku informovat s předstihem pacienty a jejich zákonné zástupce, u kterých plánuje autor použít dokumentaci pro vědecké účely či pro účely publikace, za jakým účelem je dokumentace pořizována, v jaké formě, kde a kdy bude použita.
- Autor musí zajistit písemný souhlas pacientů (nebo jejich zákonných zástupců) se zveřejněním osobních dat, pakliže je součástí článku jejich fotografická či jakákoliv jiná dokumentace obsahující jejich osobní data. V případě, že pacient či zákonný zástupce se zveřejněním dokumentace nesouhlasí, nesmí být v článku použity, a to ani tehdy, jsou-li fotografie anonymizovány. Je také nutné dbát na to, aby fotografická dokumentace byla patřičně vedena, byla dostatečně kvalitní a nesnižovala nijak důstojnost pacientů. Autoři by také měli používat fotografickou dokumentaci pouze bezprostředně související s předmětem zkoumání, která je nezbytná k ilustraci problému či k pochopení problematiky studie.
- V případě, že má pacient či jeho zákonný zástupce jako podmínku zveřejnění anonymizaci fotografií, musí autoři tuto anonymizaci zajistit tak, aby zároveň neohrozila výpovědní hodnotu těchto fotografií z hlediska významu pro článek.
- Dokumentace nesmí zahrnovat plné jméno pacienta, iniciály, čísla zdravotního pojištění či osobních dokladů, data narození či jiná data, na základě kterých by bylo možné pacienty identifikovat.
- Tabulky, grafy či obrazová dokumentace, které jsou součástí již jinde publikovaných materiálů (studie v časopisech, učebnice atp.), musí být doloženy podepsaným souhlasem k jejich reprodukci vlastníkem práv těchto materiálů (časopis, nakladatel etc.).
- Tyto výše zmíněné souhlasy musí na vyžádání autor poskytnout časopisu Ortodoncie.
- Souhlas naopak není vyžadován při použití dokumentace, ze které není možné jedince identifikovat, např. rentgenové snímky, výřezy z CT či histologické snímky neobsahující popisky s identifikací pacienta.
